教育培训行业电子文档资料管理平台解决方案

　　随着互联网技术的快速发展，培训教育行业的企业和机构的办公方式和业务流程发生了巨大的变化，大量数据信息的创建、存储、传输，以及共享方式也随之而变。企业中大量核心机密信息和重要数据，例如课件资料、视频信息、培训教案等，都以电子文档形式存储于内部网络中，给信息的安全管理带来了巨大的挑战。在享受互联网所带来的便捷的同时，数字信息的安全问题也已经成为所有培训教育行业的企业所面临的关键问题之一，换言之，数据信息的安全和管理正面临着新的挑战。
                                       
需求分析
　　教育培训机构比如学校等都包括职能部门和教学部门，每个部门都拥有大量信息资源，公共资源需要发布给老师和学生；内部资源需要部门归档保存；个人资源有文档、电影、照片等同样需要有效的保存和查询。信息资源的存储与管理很重要，不仅个人需要一个属于自己的空间进行数据的存储和调用，而部门更需要将分布在个人手中的资料进行收集并分类归档保存。
　　普通的解决方案（如FTP等）虽然能使数据得到保存，但由于对共享权限的控制不灵活，同时不能实现文件级共享，很容易在文件夹共享后产生安全问题。又由于其结构特点的局限性，造成管理困难（如批量导入用户），很难实现较大规模应用。此外，普通方案不能解决用户在线存储的需求，给用户在线存取文件带来不便。总之，普通的解决方案虽然曾经帮助学校实现了文件存储和传输，但同时也给使用者带来了很多应用上的困扰。
　　目前，很多信息部门对于文件的归档管理，实现计算机辅助管理，停留在目录级管理或目录加数字资源扫描件管理。这样，无法实现直接从网络上查询、调阅数字资源、无法实现基于文档内容的全文检索，同时，对数字资源信息的深加工和专题编研困难，利用水平较低。为此，教育行业亟需一站式的和管理规范，以实现文档的便捷电子化、知识分享的安全，以及保证工作的高效。     
     
解决方案
　　1.建立学校私有云存储平台
　　目前，学校的文档数据，如一些重要的教学资料或科研数据，均以文档、图片、音频或者视频的方式存在，并且散落在每个学生、每个教研室甚至每个老师的存储设备上。
　　电子文档安全管理平台，以合理机制辅助学院和课题组，为打造知识库提供海量文档存储和管理的数据平台，让知识库的建成更高效。通过文档安全管理平台，教师可以统一对教学文档资料以及其它资料（图片、音频、视频等）进行一站式管理，解决教育行业文档资料内部使用和分享的难题。
　　

　　2.文档资源灵活共享
　　学校、教师、学生个人之间缺乏快速高效的交互平台。分校、跨学院、跨专业之间存在信息不对等，教学资源难以得到有效利用，资源共享和查找资料低效。
　　在实际的多媒体教室教学中，老师为学生布置作业，学生给老师提交作业，通常使用的一种办法是学生使用U盘在教师机频繁拷贝，另一种办法是通过发送邮件的方式完成。以上办法给用户带来很多不便，效率低下。通过安全云个人文档存储空间，老师和学生不仅拥有了自己的存储空间，老师还可以通过系统对目录进行方便、灵活的权限设置，将课件资料、作业等快速、有效地分配给学生。同时可以控制学生的访问权限，还可以确定共享范围，决定将资料共享给哪些相关的学生。

　　3.文档资源高效检索
　　不同类型的文件在持续归档后会形成大量的数据信息。在这些数据中快速定位文件位置，解决查找难题，提高工作效率，是用户面临的问题。用户需要更快、直接的查询方式，对于文档类资料，不仅仅满足于针对标题、摘要等元数据的查询方式，更需要基于文字内容的全文检索。
　　系统实现了基于文档内容和元数据的全文检索，用户使用查询功能，输入要查询文件的关键字，包含这些关键字的所有文件都被查询出来。同时用户还可以利用元数据的组合进行更准确的定位。
　　

　　4.文档版本管理
　　系统有修订版管理功能，可以保留之前修改过的版本，如果新版资料有误删除或更改不合理的地方，或需要使用旧版时，可以退回到所需版本，保证教学资料不会丢失。

　　5.文档资源安全备份
　　系统为用户提供了一种桌面文件自动备份服务，用户可以将个人电脑中的重要数据定时备份到存储服务器的个人空间中。有效实现从员工桌面数据自动搜集、透明备份、版本管理到数据恢复的数据安全管理。
　　另外，系统支持备份恢复重定向，即将文档恢复到主机和路径，当终端电脑坏掉时，可重新换电脑进行恢复。另外，如果一个账号对应多台备份终端，方便相互之间恢复。当文件删除、硬盘损毁等意外发生时，可通过已备份文档进行快速一键恢复。
　　

　　6.跨平台支持
　　在如今的办公模式中，移动办公已经成为了一种的方式。系统采用C/S和B/S混合架构模式。通过B/S架构，浏览器与服务器构成体系，只要通过浏览器输入域名，便可与服务器连接，真正实现跨区域教学，资源共享便捷，还可开设远程教育，使教学不受时间和地点的约束。
　　另外，系统还支持便捷移动客户端访问方式，用户经身份认证后，能够随时随地通过移动终端访问的课件文档资料。

　　7.用户操作安全审计
　　系统提供安全日志审计功能，对于任何用户的文档操作、登录情况、系统管理员操作等都有日志记录。同时，为了更高效的使用日志审计功能，系统提供了多种查询方式，包括：按时间查询、按登录名查询、按文件查询以及按执行动作查询。
     
方案优势
 　（一）安全的文档存储与管理
　　私有云存储架构——使企业文档更加安全可控
　　细粒度权限——实现更灵活的访问控制
　　智能备份——实现数据的实时和超高速恢复能力
　　版本管理——历史版本、随时回溯
 　（二）高效的文档共享与写作
　　统一的共享平台——共享、协作更方便
　　随时随地的移动访问——使得办公变得随心、轻松
　　的共享协作提醒——使共享协作更精准、更具时效性
 　（三）简易的操作和使用
　　多种检索方式——快速匹配、提高搜索效率
　　域用户管理——支持导入Windows域用户或组织架构，一步完成用户部署
　　人机交互——支持客户端、网页版、移动端的文档访问方式。

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