方案背景

在数字化转型的浪潮下，房地产行业信息化加速发展，企业日常办公、业务运营、资料管理等越来越依赖于信息系统，对于资料数据的可靠性和业务连续性要求也越来越高。同时，随着房地产行业的竞争越来越激烈，对房地产项目的过程控制、成果积累及服务体系化的要求也日益严格。

如何管理好海量的房地产资料文档，解决文档存储分散、文档丢失、信息检索困难、信息共享滞后等难题，成为房地产企业面临的日益严峻的考验以及提高竞争力的一大关键点。因此，房地产企业进行有效的文档安全管理势在必行。

行业需求

近些年来，房地产行业为了顺应互联网时代的发展，纷纷寻求更高效、安全的方式来管理海量的地产项目文档。传统房地产行业现有的文件管理方式普遍存在如下弊端：

1、数据孤岛现象严峻

房地产行业相关文档呈几何式增长，有些业务系统负责物业的管理，有些则负责成本的管控、项目的开发与采购，这些业务系统间存储着大量的非结构化数据资料且相互独立，数据孤岛现象也随着地产行业内企业的发展壮大而不断加深，各种客户数据、人员资料分散复杂，难以统一管理，同时还存在损坏、丢失、泄漏等安全风险。

2、海量数据难以快速找寻

地产行业的非结构化数据遍布多个部门、多个系统，因为项目资料各阶段命名不统一、资料类型多样、时间跨度大等导致查找某个文件变得比较困难。

3、项目建筑资料分享难

地产项目是一个庞大的工程，在整个地产项目的全生命周期过程中有项目的立项、设计、销售、管理等各式各样的非结构化数据，特别是项目建筑资料更是以大文件CAD绘图文件为主。但是如今用于项目间沟通交流的即时通讯软件和邮件系统都难以支持以上大文件的分发，这些数据在项目的运行过程中如何在各部门与设计所之间快速协作分发就成了制约项目进展的关键因素。

4、建筑设计图纸需快速预览

地产行业项目建设中，时常需要就建筑设计问题与设计所进行相互沟通，在沟通的过程中用于建筑设计展示的CAD绘图文件就存在着预览不便的痛点。由于大文件的分发限制，使得作为大文件的CAD绘图文件要么只能使用U盘或移动硬盘进行传递，要么则将CAD绘图文件直接打印出来进行预览，以上方法均难以有效的满足在CAD绘图文件分发的过程中就进行查看沟通的需求。

5、控制力低、安全性低

通过共享文件夹等传统分享方式，房地产内部员工什么类型的文件、多大的文件都可以随意上传，随着时间的推移，很多没有价值的数据占用了大量空间；同时对一些重要资料如客户文件缺乏完善的监管，一旦发生恶意修改、删除、拷贝等行为，将给房地产企业带来巨大损失。

6、便捷性差、共享效率低

大多数房地产企业内部也缺乏统一的文档协作平台，员工之间的文档共享与协作不便，大量外出人员无法与总部进行高效的文件交互。有的文件访问只支持PC平台，无法在Android、iPhone、iPad等平台下安全访问企业云平台上的数据。

解决方案

电子云文档安全管理系统作为新一代创新的文档管理产品和企业云盘系统，通过帮助企业搭建安全、海量、高效的私有云存储平台，实现云端文档的统一安全管理，优化企业文档资源管理，提高资源利用率以及保证文档的安全和合规。针对房地产行业，帮助管理从房产项目调研、设计、销售到售后的整个项目过程及项目过程中产生的各类文档，实现房地产企业海量文档管理的安全、高效、可管控。

1、非结构化数据集中管控，打破数据孤岛

系统通过与地产企业内各个业务系统集成对接，将各个业务系统上的非结构化数据统一收集存储起来，结合系统提供的优异的数据去重算法将相同的数据去重后保存，不仅便于管理之外还释放了企业的存储压力，节约企业存储建设成本。平台还可以提前限制上传文件类型或者文件大小，防止占用存储空间；也可以主动设定某些类型文件强制保存到云平台，防止重要文件丢失。

2、全文检索功能，快速定位目标文件

系统支持高级检索，可设置关键词来进行全文检索，对一些标题或内容比较模糊的资料快速查找。此外，还可以选择筛选条件比如文件类型，文件大小，文件生成日期、标签等缩小查找范围，提升海量非结构化数据查找效率。

3、项目间资料畅快分享，文件分发不再受限

无论是建筑设计用的CAD绘图文件，还是项目宣传海报或者流程繁多的项目间沟通文档均可以通过外链一键安全分发，当分享文件发布变化时，外链内容也会实时更新。对于某些敏感文件使用外链分享时可配置密码、有效时间、IP限制等，确保文档外链分发的安全与高效。

系统还提供资料内部发送功能，相关文件可通过同事分享发送给内部人员，并能设置回执，详细了解文件分发情况，掌握内部协作进度。

所有共享*由用户自己发起，可以共享给任何人、部门、组织，无需管理员干预；也可以控制共享权限：只读、编辑，实现共享的便捷与安全。

4、CAD文件在线预览，提升沟通查阅效率

系统可通过与第三方CAD预览软件集成对接，提供建筑设计图纸在线预览功能。地产行业内用户无论是通过云盘链接分享还是同事分享发送文件，接收方在沟通的过程中可直接在线查阅图纸，不仅避免了因部分用户客户端未能安装CAD看图软件而造成的文档查阅麻烦，也提升了文件的查阅与沟通效率。

5、分级，分类管理，保障文档安全

通过合理分级，将企业的营销数据、客户数据等重要资料进行集中管控；进行分类管理，建立细粒度权限体系和多版本管理制度，防止越权访问文档。

对系统平台上面的文档编辑、删除、修改等提供详细的文件操作日志审计，确保文档使用安全。

6、支持移动办公

支持网页版、移动端访问平台，满足企业高层和商务人员外出期间快速、便捷的移动办公需求。

亚讯在数据安全领域专注十余年，是国内的数据安全一体化解决方案服务商，拥有成熟的解决方案和丰富的成功实施经验。电子云文档安全管理系统作为公司重点推荐的文档管理软件，已成功应用于敏捷地产、丹厦房产、恒达房地产等国内房地产企业。