实验物资采购管理系统是一种用于有效管理实验室或研究机构的物资采购的软件系统。该系统采用精细化条码化管理、自动化审批采购流程管理、利用RFID射频技术扫码领用、扫码归还，防止手工记录时错误的发生。同时还可以在手机上完成试剂申领、申购的审批，采购订单的生成、查看实验室的统计报表，随时掌握实验室工作情况，还能与供应商建立良好的合作关系，并定期评估供应商的服务质量和产品质量。目的是提高采购流程的效率、跟踪采购订单和库存，盛元广通实验物资采购管理系统确保采购过程的透明性和合规性。让您拥有全新的自助操作体验的同时提高工作效率。
以下是实验物资采购管理系统的功能和特点：
采购申请管理：研究人员可以通过系统提交多品类采购申请，包括所需物品的详细信息、数量和预算。系统可以维护供应商信息，包括联系信息、价格信息和历史交易记录。采购申请可以经过审批流程，确保经过必要的核准程序，例如由主管或财务部门审批。系统可以生成采购订单并将其发送给供应商，同时允许用户跟踪订单的状态和交付时间。跟踪实验室的库存水平，包括各种物资和耗材，帮助实验室管理采购预算，生成采购历史、库存水平和支出的报告，记录所有采购活动，以便在需要时进行审计，确保合规性。向相关方发送自动通知，例如采购订单的批准状态或交付状态更新。确保只有*权人员可以访问敏感的采购数据。
审批流程自动化：实验室需先确定采购审批流程的规则和程序，包括哪些类型的采购需要审批、需要哪些审批层级（如部门主管、财务主管、实验室主管等）以及审批的时间要求。根据采购的性质和金额，设定不同的审批层级审批进度可查。通常，低值采购可以经过较少层次的审批，而高值采购需要更高层级的审批。建立采购审批的工作流程，明确实验室审批人员的角色和职责。确保审批流程的可追溯性，为采购审批流程提供电子化支持，以减少纸质工作和手动处理。这可以通过系统内部的审批工具实现。系统还提供通知和提醒功能，以确保审批人能够及时处理审批请求。通知可以通过电子邮件、短信或系统内的消息通知发送。记录审批的历史，包括每个审批人的决策和审批时间。如果审批人员由于休假或其他原因无法审批，系统提供便捷的审批人员变更机制。审批人有权提供反馈和意见，生成审批历史的报告和分析，以帮助管理层了解采购流程的效率和问题。
无纸化结算：一旦采购申请通过实验室管理人员审批，系统自动生成采购订单。这个订单应包括所需物资的详细信息、数量、价格和供应商信息。同时可以自动将采购订单发送给供应商，一旦物资交付完成，供应商可以向实验室发出**票。系统自动匹配采购订单、**票和收货记录，以确保订单的准确性和价格的一致性。一旦匹配成功，系统可以自动触发付款批准流程。审批程序通常需要通过财务部门或管理层的审批，但这也可以通过系统自动化。支持电子支付选项，以快速付款给供应商。维护供应商信息，包括支付条件、付款方式和联系信息，以帮助自动结算管理。系统生成付款历史、采购成本分析和供应商绩效报告，提高采购流程的效率、降低错误率、加速供应商付款、提供准确的成本分析和减少纸质文件处理。
危险化学品管理：危化品管理采用五双（双人收发、双人记账、双人双锁、双人保管、双人使用）原则，确保RFID系统与实验物资采购管理系统集成，以实现危险化学品的实时跟踪、库存管理和出入库记录的自动，确保所有危险化学品都经过注册，并记录其详细信息，包括化学品名称、CAS号、制造商、容器类型、数量、储存位置等。以便在系统中RFID标识每个化学品容器。为实验室员工提供培训，以确保他们了解如何使用RFID系统和处理危险化学品。
1.入库操作：实验室人员应通过系统提交危险化学品的出入库申请，包括所需数量、用途、目的地等信息。出入库申请应经过审批流程，确保只有经过*权的人员才能处理危险化学品。审批流程应包括审核申请、审批和最终批准。当危险化学品进入实验室或仓库时，通过RFID阅读器扫描RFID标签，自动记录入库操作，并更新库存信息。
2.出库操作：当危险化学品被取出时，也通过RFID扫描来记录出库操作。系统可以记录谁、何时以及为何目的取出了化学品，归还也是秉承谁领取谁归还原则，电子天平称重后记录系统中。
3.库存监控：系统支持危险化学品的正确标识，包括危险标志、物质标识号、储存条件等信息。实验室管理员可以通过实验物资采购管理系统监控库存，随时查看每个危险化学品容器的位置和状态。
4.库存警报：系统可以生成库存警报，当库存低于设定的阈值或出现异常情况时，自动发送通知给相关人员。
查询管理：系统提供搜索功能，允许用户根据物资名称、类别、供应商、规格等关键词进行快速搜索。提供搜索和过滤选项，以帮助用户定位所需物资。包括价格范围、库存水平、供应商评级等条件。系统还提供物资目录，用户可以快速浏览不同类别的物资，类似于在线购物网站的产品目录。对于移动应用，可以添加条形码扫描功能，允许用户扫描物资的条形码以快速定位并更新库存。在用户定位所需物资后，提供一键生成采购订单的选项，减少步骤，提高效率。
低值易耗品管理：实验室通常需要采购各种不同种类的低值物资，所以系统支持多个品类或物资类型。用于监测和提醒相关人员低值物资（例如低价值易耗品或耗材）的库存水平，以确保实验室不会因为物资短缺而中断工作。实验室库存的自动监测，包括低值易耗品的数量和使用速率以及记录低值易耗品的使用情况。用户自定义库存阈值和提醒通知设置，当库存低于特定阈值时，系统会触发提醒。系统会自动向相关人员（例如实验室管理员、采购负责人）发送提醒通知，以告知他们哪些低值物资即将用完或已经用完。生成自动采购建议，提供哪些物资需要 重新订购以满足实验室需求。这可以包括采购数量和供应商建议。在采购建议生成后，系统可以启动审批流程，确保采购是合规的。
统计分析：从采购和库存管理系统中收集数据，包括采购订单、库存水平、支出等信息。提供数据可视化工具，如图表和图形，以帮助用户更容易地理解数据和趋势。允许用户创建自定义报告，根据他们的需求选择特定的指标和数据进行分析。分析采购活动、库存水平和支出的长期趋势，分析采购成本、库存成本和物资使用成本，通过分析，实验室可以更好地管理物资和成本，避免浪费和不必要的开支。
移动应用：将实验物资采购管理系统整合到移动应用平台，应用可以嵌入审批流程，允许申请经过必要的审批程序，例如由主管或财务部门审批。审批人可以通过微信应用审批或拒绝申请。应用可以向用户发送实时通知，例如审批状态更新、采购订单生成和库存警报。用户可以查看其提交的采购订单的状态，并了解交付时间以及采购历史和支出报告，以帮助他们做出明智的采购决策。
